Ajánlattételi felhívás

I. Ajánlatkérő adatai:
Ajánlatkérő neve: Szigetszentmiklósi Polgármesteri Hivatal
Ajánlatkérő címe: 2310, Szigetszentmiklós, Kossuth L. u. 2.
Kapcsolattartó személy neve: Gulyás Nikoletta
Kapcsolattartó személy telefonszáma: 24/505-572
Kapcsolattartó személy e-mail címe: gulyas.nikoletta@szigetszentmiklos.hu

II. A szerződés meghatározása/típusa:
Szigetszentmiklósi Polgármesteri Hivatal kötelező éves iratselejtezésére készül. Ajánlatkérő a nyertes Ajánlattevővel egyösszegű szerződést kíván kötni jelen ajánlattételi felhívásban meghatározottak szerint.

III. A beszerzés megnevezése/tárgya
Szigetszentmiklósi Polgármesteri Hivatal hatályos 13/2021. (III.30.) számú jegyzői utasítása alapján, mely a Szigetszentmiklósi Polgármesteri Hivatal Egyedi Iratkezelési Szabályzatáról szól, éves iratselejtezést, és azok, selejtezést követően történő megsemmisítését kívánja el végeztetni.

IV. A beszerzés műszaki tartalmának/elvégzendő feladatának/beszerzendő termékek meghatározása és a beszerzés mennyisége:
Szigetszentmiklósi Polgármesteri Hivatal (továbbiakban: Ajánlatkérő) ajánlattételi felhívást tesz iratselejtezés, és azok, selejtezést követően történő megsemmisítése tárgyban, az alábbiakban meghatározottak szerint:

- a 2310 Szigetszentmiklós, Kossuth Lajos u. 9. szám alatt található központi irattárában, ezen területen elhelyezett 3 darab irattároló konténerben, a 2310 Szigetszentmiklós, Losonczi u. 1. szám alatt található átmeneti irattárban található közigazgatási ügy iratainak - a vonatkozó jogszabályok, valamint a Szigetszentmiklósi Polgánnesteri Hivatal Egyedi Iratkezelési Szabályzatáról szóló 13/2021. (III .30.) számú jegyzői utasításban (a továbbiakban: Egyedi Iratkezelési Szabályzat) foglalt rendelkezések szerinti - selejtezésének előkészítése és lebonyolítása,

- az ügyiratok ügyirat-darabonkénti tételes ellenőrzésére és rendezésére az ASP (Application Service Providing) elektronikus iratkezelő rendszer (a továbbiakban: ASP iratkezelő szakrendszer) adatai, papír alapú mutatókönyv-, és iktatókönyv, valamint a papíralapú ügyirat összevetésével. Feladata különösen, az ügyiratok irattári tételszámának, megőrzési idejének megfelelőségét ellenőrizni, szükség esetén helyesbíteni mind az ASP iratkezelő szakrendszerben, mind a papír alapú mutató-, és iktatókönyvekben, és az előadói íveken,
- az iratok ellenőrzését és rendezését követően a selejtezés előkészítése, lebonyolítása vonatkozásában:
a) a tervezett selejtezés megkezdése előtt határidőben az illetékes Levéltárat értesíteni a selejtezésre szánt iratanyag tárgyáról és évköréről,
b) a lejárt megőrzési idejű ügyiratokat selejtezésre előkészíteni, ügyelve a szerelt ügyiratok egységére,
c) a selejtezési iratjegyzéket elkészíteni, tételes felsorolással (év, irattári jel, főszám, ügykör megnevezés) annak érdekében is, hogy a papír alapú mutató-és iktatókönyvben, valamint az ASP iratkezelő szakrendszerben a selejtezés tényét rögzíteni lehessen,
d) a papír alapú mutató-és iktatókönyvben a selejtezés tényét piros színü „S" jellel rögzíteni szükséges, a selejtezés levéltári jóváhagyását követően.
e) a selejtezési bizottság részére a selejtezési jegyzőkönyv tervezetét összeállítani,
f) az aláírt selejtezési jegyzőkönyvet az illetékes levéltárnak záradékolásra megküldeni,
g) a levéltári engedélyezést követően a záradékolt jegyzőkönyvet Ajánlatkérő részére átadni,
h) a tovább őrzendő, iktatott iratokat selejtezési jel, irattári tételszám, azon belül sorszám szerint, a külön kezelt iratokat évenként és ügy körönként irattári papucsokba tömörítve történő rendezése.
- a selejtezett ügyiratok megsemmisítése.

Nyertes ajánlattevő köteles nyilatkozni arról, hogy a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvényt. az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvénnyel összhangban, az őt terhelő titoktartási kötelezettséget tudomásul veszi, valamint a ASP iratkezelő szakrendszerben, a papír alapú iktató- és mutató könyvekben, és az ügyiratokban lévő adatokat harmadik személy szán1ára hozzáférhetővé nem teszi, s a megbízás teljesítése során tudomására jutott adatot, információt a jogviszony megszűnését követően sem adja tovább.
Ajánlatkérő csak teljes körű ajánlatot fogad el!

V. A szerződés időtartama:
A szerződés időtartama a szerződésben meghatározott határidőig szól, de legkésőbb 2022. október 31-ig. Ajánlatkérő előteljesítést elfogad.

VI. A teljesítés helye:
A Polgármesteri Hivatal 2310 Szigetszentmiklós, Kossuth Lajos u. 9. szám alatt található központi irattárában, ezen területen elhelyezett 3 darab irattároló konténerben, a 2310 Szigetszentmiklós, Losonczi u. 1. szám alatt található átmeneti irattárában.

VII. Értékelési szempont(ok):
Ajánlatkérő tárgyi beszerzésben a legkedvezőbb ajánlati ár szempontja alapján értékeli a beérkezett ajánlatokat. Ajánlatkérő felhívja ajánlattevők figyelmét, hogy az ajánlatok értékelése során Ajánlatkérő nettó ajánlati ár+ ÁFA értékének összegét veszi figyelembe!
Kérjük, hogy az egyösszegű ajánlati árat úgy határozza meg, hogy az ajánlati ár magában foglalja a teljesítéssel összefüggésben nyertes Ajánlattevő oldalán felmerült valamennyi díjat és költséget - ideértve a teljesítés során felhasznált eszközök és anyagok költségeit is. Ajánlatkérő felhívja Ajánlattevő figyelmét, hogy az ajánlati áron felüli, további díjazásra vagy költségtérítésre nem tarthat igényt jelen beszerzési eljárás alapján kötendő szerződés szerinti feladatainak ellátása kapcsán. Kérjük, hogy az ajánlati árat egész számra kerekítve adják meg!

Kérjük, hogy ajánlatát az alábbiak szerinti bontásban szíveskedjen megadni:

Egyösszegű ajánlati ár (nettó Ft-ban kifejezve)
ÁFA tartalom (Ft-ban kifejezve)
Egyösszegű ajánlati ár (bruttó Ft-ban kifejezve)

Kérjük, hogy az egyösszegű ajánlati árat (átalánydíjat) úgy határozzák meg, hogy a díj magában foglalja a teljesítéssel (teljeskörű megvalósítással) összefüggésben nyertes ajánlattevő oldalán felmerült valamennyi díjat és költséget - ideértve a teljesítés során felhasznált eszközök és anyagok költségeit, valamint munkadíjat is. Ajánlatkérő felhívja ajánlattevők figyelmét, hogy az ajánlati áron felüli további díjazásra vagy költségtérítésre nem tarthatnak igényt jelen beszerzési eljárás alapján kötendő vállalkozási szerződés szerinti feladatainak ellátása kapcsán.

VIII. Alkalmassági követelmények: (gazdasági és pénzügyi/műszaki-szakmai alkalmasság)
- könyvtári, levéltári, vagy adatfeldolgozás a fő tevékenység,
- rendelkezik az ajánlattételi felhívás megjelenésének napjától visszafelé számított 36 hónapban iratkezelési, és irat selejtezési referenciával.
Az igazolási módok felsorolása és rövid leírása:
- Cégkivonat
- Referenciák

IX. A szerződés biztosítékai: (teljesítési/jóteljesítési biztosíték, kötbér, jótállás/szavatosság, felelősségbiztosítás, stb.)
Késedelmi kötbér: Amennyiben nyertes ajánlattevő jelen szerződés teljesítése során a teljesítési határidő tekintetében olyan okból, amelyért felelős késedelembe esik, úgy késedelmi kötbér megfizetésére kötelezett. A késedelmi kötbér mértéke a késedelem minden megkezdett napja után naptári naponként a nettó, teljes szerződéses ellenérték 2 %-a, de legfeljebb a nettó, teljes szerződéses időszakra vonatkozó szerződéses ellenérték 30%-a. 15 napos késedelem elérése esetén ajánlatkérő jogosult a szerződést felmondani vagy a szerződéstől elállni és meghiúsulási kötbért követelni.
A késedelmi kötbér megfizetése a késedelemből eredő kár mértékét nem korlátozza, és a teljesítés alól nem mentesít.

Meghiúsulási kötbér:
Amennyiben a szerződés teljesítése olyan okból, amiért nyertes ajánlattevő felelős meghiúsul, a nyertes ajánlattevő a nettó, teljes szerződéses időszakra vonatkozó szerződéses ellenérték, mint vetítési alap 30 %-ának megfelelő meghiúsulási kötbért köteles fizetni.
A meghiúsulási kötbér érvényesítése a teljesítés követelését kizá1ja. (Ptk. 6: 187. § ( 1) bekezdés)
A késedelmi és a meghiúsulási kötbér együttesen nem érvényesíthető nyertes ajánlattevővel szemben.
A meghiúsulási kötbér megfizetése a meghiúsulásból eredő kár mértékét nem korlátozza.
Ajánlatkérő a kötbéren felüli kárát is jogosult érvényesíteni.
Ha Ajánlatkérő az Ajánlattevőn kívül álló bármely ok miatt leállítja vagy két hónapnál hosszabb ideig felfüggeszti a munkát, Ajánlattevő felmondhatja a szerződést, és az addig teljesített szolgáltatásának pénzbeli ellenértékét követelheti.
Jótállás: Ajánlatkérő a nyertes Ajánlattevő által elvégzett kivitelezési munka vonatkozásában 12 hónap teljes körű jótállást ír elő. A jótállás kezdő időpontja az átadás­átvételi eljárás sikeres lezárásnak napja. Amennyiben a jótállás tekintetében jogszabály a fentieknél magasabb mértéket, vagy hosszabb kötelező alkalmassági időt határoz meg valamely munkarész tekintetében, akkor a vonatkozó jogszabály előírásait kell alkalmazni.

X. Az ellenszolgáltatás teljesítésének feltételei:
Nyertes Ajánlattevő egy számla benyújtására jogosult a szerződésszerű teljesítést követően. A teljesítésigazolást az Ajánlattevő szerződésszerü teljesítése esetén állítja ki a következő dokumentumok birtokában:
- selejtezési iratjegyzék elkészítése, tételes felsorolással,
- ASP iratkezelő szakrendszerben. valamint a papír alapú iktatókönyvekben történő selejtezés rögzítése,
- az illetékes levéltár jóváhagyásával ellátott iratselejtezési jegyzőkönyv
- az iratok megsemmisítésének elvégzéséről szóló igazolás, melyet külön cég esetén a munkát elvégző cég állít ki.
Ajánlattevő a teljesítés igazolás kiállítását és a számla benyújtását követően jogosult az ellenszolgáltatás összegének megfizetésére, amennyiben nyertes Ajánlattevő az átláthatósági követelményeknek megfelel.
A vállalkozói díj az Ajánlatkérő által igazolt teljesítést követően a szerződésszerü. hiba-és hiánymentes, a jogszabályoknak megfelelően benyújtott számla ellenében, a számlának az Ajánlatkérő általi kézhezvételét követő 30 naptári napon belül átutalással kerül kiegyenlítésre a Ptk. 6: 130. § ( 1 )-(2) bekezdéseiben, foglaltak szerint, nyertes Ajánlattevő által a szerződésben megjelölt számlaszámra.

XI.Ajánlattételi határidő:
2022. május 26. 12.00 óra

XII.Az ajánlat benyújtásának címe, és a benyújtás módja:
Az ajánlatot cégszerűen aláírva, PDF formátumban kérjük a varosfejlesztes.beszerzés@szigetszentmiklos.hu e-mail címre az ajánlattételi határidőig megküldeni szíveskedjen.

Az eljárás és az ajánlattétel nyelve a magyar. Az eljárás során mindennemű közlés magyar nyelven történik, kommunikáció semmilyen más nyelven nem fogadható el. Az ajánlat magyar nyelven kívül más nyelven nem nyújtható be.

XIII.Az ajánlati kötöttség minimális időtartama:
Ajánlattevő ajánlata részeként köteles nyilatkozatot benyújtani az ajánlati kötöttségének idejére vonatkozóan, mely nem lehet kevesebb, mint az ajánlattételi határidő lejártától számított 60 nap.

XVI.További információk:
Ajánlattevő az ajánlata benyújtásával kijelenti, hogy átlátható szervezetnek minősül. és nyertessége esetén vállalja az ehhez kapcsolódó nyilatkozat megtételét a szerződés megkötését megelőzően, amely a szerződés mellékletét fogja képezni.
Fentiekben foglaltakról Ajánlattevőnek ajánlata részeként cégszerűen aláírt nyilatkozatot szükséges benyújtani. Jelen felhívás mellékletét képezi a vonatkozó nyilatkozatminta!

Ajánlattételhez csatolandó nyilatkozatok:
Kérem, hogy szíveskedjen ajánlata
- benyújtásával egyidejűleg megküldeni a köztartozásmentességéről szóló nyilatkozatát, amennyiben nem szerepel a NAV köztartozásmentes adózói adatbázisában,
- benyújtásával egyidejűleg az ajánlatot aláíró személy hiteles cégaláírási nyilatkozatát (a közjegyzői aláírás-hitelesítéssel ellátott címpéldány), illetve az ügyvéd vagy kamarai jogtanácsos által ellenjegyzett aláírás-mintáját egyszerű másolatban benyújtani.

Az ajánlatban lévő minden dokumentumot (nyilatkozatot) a végén alá kell írnia az erre jogosult(ak)nak vagy olyan személynek, vagy személyeknek aki(k) erre a jogosult személy(ek)től írásos felhatalmazást kaptak.
A határidők magyarországi helyi idő szerint értendők.
Az ajánlatok összeállításával és benyújtásával kapcsolatban felmerült összes költség az ajánlattevőt terheli.

Ajánlatkérő felhívja az Ajánlattevők figyelmét, hogy a szerződés teljesítésének időtartama alatt az ár nem változhat.
Ajánlatkérő felhívja az ajánlattevők figyelmét, hogy az ajánlat érvénytelen, ha
a) azt az ajánlattételi határidő lejárta után nyújtották be;
b) az ajánlattevő nem felel meg a szerződés teljesítéséhez szükséges alkalmassági követelményeknek, vagy nem igazolta megfelelően a követelményeknek való megfelelést;
c) egyéb módon nem felel meg az ajánlattételi felhívásban és a beszerzési dokumentumokban, valamint a jogszabályokban meghatározott feltételeknek, ide nem értve az ajánlat ajánlatkérő által előírt forn1ai követelményeit,
d) ha aránytalanul alacsony ellenszolgáltatást vagy más teljesíthetetlen feltételt tartalmaz.

Ajánlatkérő fenntartja magának a jogot, hogy a beszerzési eljárást annak bármely szakaszában visszavonja, vagy eredménytelenné nyilvánítsa, jelen beszerzési eljárás keretében ne kössön szerződést.

Ajánlatkérő fenntartja a jogot, a kizárólag a legkedvezőbb ajánlati árat tartalmazó ajánlat bírálatára.

Ajánlatukat a fenti előírásoknak megfelelően szíveskedjenek megadni.

Tárgyi beszerzési eljárás olyan nyílt, egy szakaszból álló beszerzési eljárás, amelyben minden érdekelt gazdasági szereplő ajánlatot tehet.

Tájékoztatjuk a tisztelt gazdasági szereplőket, hogy tárgyi eljárásban az esetlegesen felmerülő ajánlattevői kérdésekre adandó válaszokat az Ajánlatkérő honlapján (https://szigetszentmiklos.hu/) tesszük közzé.


Melléklet(ek):
- 1. számú melléklet (ajánlattevői nyilatkozatok)
- 2. számú melléklet (aláírás-minta)
- 3. számú melléklet (regisztrációs nyilatkozat)